Żyjemy w czasach technologicznych, ale to nie znaczy, że dobra, staromodna komunikacja pisemna jeszcze nie istnieje!

Chociaż możemy pisać mniej listów i notatek ręcznie, do tego stopnia, że większość z nas czuje się dziwnie, gdy bierze do ręki pióro i próbuje coś napisać, nadal musimy używać tych samych umiejętności, wiedzy i etykiety podczas pisania komunikacji cyfrowej, takiej jak e-maile.

Kiedy ostatni raz pisaliście list przy biurku, drukowaliście go, podpisywaliście i wysyłaliście pocztą? Prawdopodobnie było to już jakiś czas temu, ale jest to coś, co nadal mamy tendencję do robienia co jakiś czas. Jednak bardziej prawdopodobne jest, że w dzisiejszych czasach napiszesz list, podpiszesz go cyfrowo, a następnie wyślesz go e-mailem do odbiorcy. To jest to samo rzecz ale po prostu zrobione w inny, prawdopodobnie bardziej efektywny sposób.

Najczęstsze rodzaje komunikacji pisemnej to:

• Listy
• Notatki
• Memo
• Raporty
• E-maile

Chociaż notatki są obecnie używane bardzo rzadko, to jednak w pewnym stopniu nadal są w obiegu. Jednak bardziej prawdopodobne jest, że listy i e-maile znajdują się na Twojej cotygodniowej, jeśli nie codziennej, liście rzeczy do zrobienia.

Jak więc można się upewnić, że nie stracimy uroku staromodnej komunikacji pisemnej, podczas gdy przenosi się ona do ery cyfrowej?

Wszystko sprowadza się do etykiety.

Czym jest etykieta w komunikacji pisemnej?

Ze względu na fakt, że wszystko, co robimy z naszych foteli w biurze, jest zdigitalizowane, oznacza to, że często tracimy ludzką stronę rzeczy. W starym stylu ważne jest to, że wiemy, iż rozmawiamy z innymi ludźmi, a w rezultacie, że nie mamy żadnych problemów z komunikacją. w rezultacie, Zwracaliśmy uwagę na ton, język i sposób, w jaki prezentowana była komunikacja.

Ponieważ tak bardzo koncentrujemy się na naszych skrzynkach mailowych, część tego ludzkiego dotyku zniknęła z okna. E-maile mogą być często odbierane jako kurtuazyjne lub pospieszne, a to zwykle dlatego, że mamy tak wiele do zrobienia w naszych dniach pracy, że łatwo jest po prostu pospiesznie napisać szybką notatkę i nacisnąć 'wyślij', bez prawdziwego biorąc czasu, aby przejrzeć ją i sprawdzić, jak faktycznie brzmi i jak może ją odebrać inna osoba.

Zapoznaj się z tą infografiką, która przedstawia kilka zasad dotyczących etykiety e-mailowej.

Źródło - https://blog.vingapp.com/15-tips-write-professional-email-business-communication-infographic/

Zachowując te same wytyczne dotyczące etykiety co wcześniej i wykorzystując dostępne środki technologiczne, nasze metody komunikacji pisemnej mogą zachować wysoką jakość i zapewnić, że przekazujemy informacje w sposób, w jaki powinny być przesyłane.

Oczywiście minusem komunikacji pisemnej w formie papierowej jest konieczność stworzenia ręcznego systemu segregacji w nowoczesnej szafce biurowej. Plusem komunikacji cyfrowej jest to, że jest ona albo przechowywana automatycznie w folderze "wysłane" w skrzynce odbiorczej, albo może być przechowywana na dysku twardym, lub w Chmurze jako forma cyfrowego przechowywania danych.

Wszystko ma swoje wady i zalety i żadna konkretna droga do przodu nie jest idealna. Jeśli jednak chodzi o maksymalne wykorzystanie komunikacji pisemnej, opłaca się być nieco bardziej świadomym tego, w jaki sposób przekazywane informacje docierają do odbiorcy, podobnie jak kilka lat temu, gdybyś rzeczywiście pisał list, drukował go, sprawdzał i podpisywał ręcznie.

Czy komunikacja pisemna i drukowana to już przeszłość?

W pewnym sensie takale w niektórych sytuacjach nadal ma swoje zastosowania. Wiele biur próbuje przejść na papierową formę, w celu być bardziej przyjazne dla środowiska. W takim przypadku drukowanie nie jest potrzebne, lub tylko w wyjątkowo niezbędnych sytuacjach. W rezultacie, większość komunikacji jest wysyłana pocztą elektroniczną, a nie drukowana.

Pod wieloma względami to dobrze, ponieważ oznacza to, że nie musisz czekać, aż komunikacja wyląduje na Twoim biurku za pośrednictwem poczty gołębiej! Otrzymujemy informacje, których potrzebujemy znacznie szybciej, co w rezultacie usprawnia cały proces pracy.