Sformułowanie "hot desking" budzi strach w sercach wielu pracowników. Pomysł nieposiadania własnego biurka może wywoływać u niektórych pracowników duży niepokój i odbierać im poczucie przynależności, poczucie posiadania "bazy".
Oczywiście, hot desking nie jest w żadnym wypadku zły; hot desking to świetny sposób na zwiększenie produktywności i zapewnienie odpowiedniego środowiska pracy do wykonywania różnych zadań. Problem polega na tym, że jeżeli wszyscy pracownicy są całkowicie przeciwni hot deskingowi, wdrożenie go wbrew ich woli nie wpłynie dobrze na morale. W takim przypadku, jakie inne systemy pracy można wypróbować, aby uzyskać taki sam efekt współpracy i elastyczności?
Dobra wiadomość jest taka, że istnieje kilka systemów, na które Twoi pracownicy mogą być bardziej otwarci, ale dobrym pomysłem jest posadzenie wszystkich przy stole konferencyjnym i przedyskutowanie z nimi różnych opcji. Oznacza to, że włączasz ich w proces podejmowania decyzji, a to samo w sobie zmniejszy niepokój i zmartwienia oraz podniesie morale. Większość nowych systemów biurowych wymaga zastosowania wysokiej jakości mebli biurowych, aby stworzyć odpowiednie środowisko pracy, niezależnie od formatu, ale nie powinno to stanowić dużego problemu, pod warunkiem, że odrobi się pracę domową w zakresie wyboru odpowiednich rodzajów mebli biurowych dla swoich potrzeb.
Sprawdźmy inne rodzaje nowoczesnych rozwiązań biurowych, które można wprowadzić w swojej przestrzeni.
Elastyczna praca/praca zdalna
Wybranie bardziej elastycznego etosu pracy oznacza całkowitą zmianę kultury organizacyjnej w miejscu pracy, ale ma też kilka istotnych zalet. Pozwalając pracownikom na elastyczną pracę, zapewniasz im lepszą równowagę między domem a pracą.
Może to oznaczać pracę w domu lub w innym miejscu przez część czasu, a przez resztę w biurze, lub też całkowitą zdalność i komunikowanie się z biurem za pomocą telefonu, wideorozmów, wiadomości itp. Pracownicy mogą także zdalnie korzystać z przestrzeni co-workingowych, pracując przy biurku w określonych godzinach, jeśli lepiej pasuje to do potrzeb firmy.
Jest to zmiana w stosunku do tradycyjnego biura, ale coraz więcej firm decyduje się na taki wybór.
Wprowadzenie stref
Inną opcją jest podzielenie biura na strefy; oznacza to obszary do spokojnej pracy, obszary do nauki, obszary na przerwy i obszary do współpracy. W ten sposób zapewniasz pracownikom miejsce, do którego mogą się udać bez względu na rodzaj zadania, które muszą wykonać, i chociaż możesz pozwolić im zachować własne biurko, mogą oni wybrać przestrzeń odpowiednią do zadania, które muszą wykonać.
System ten wymaga funkcjonalnych mebli, które pasują do każdego rodzaju strefy. Można również rozważyć zastosowanie rozwiązań redukujących hałas w strefach współpracy, takich jak panele akustyczne wokół tych stref oraz ekrany biurowe w cichszych strefach.
Małe biuro może mieć trudności z podzieleniem przestrzeni na te strefy, ale większe przestrzenie nie będą miały z tym problemów, a korzyści z tego płynące są dość daleko idące.
Agile Working i Activity-Based Working
Wyjaśnimy te dwie kwestie razem, ponieważ pod pewnymi względami są one dość podobne. Agile i Activity Based Working są podobne do hot desking, ale eliminują panikę związaną z brakiem własnego biurka, co jest korzystne dla wielu biur. Obie te opcje są również dość elastyczne.
Praca zwinna pozwala pracownikom na pracę w dowolnym miejscu w przestrzeni, czy to w strefie przerw, kawiarni, strefie ciszy, czy przy własnym biurku. Idea polega na tym, że praca zespołowa jest bardziej funkcjonalnym i wydajnym sposobem pracy, dlatego też zespoły będą usytuowane blisko siebie w biurze, co będzie sprzyjać ich przemieszczaniu się.
Praca w oparciu o czynności jest podobna, ale zamiast skupiać się na zespołach, koncentruje się na konkretnym zadaniu. W tym przypadku przydatne będą strefy ciszy i współpracy, ponieważ pracownicy będą mogli wybrać środowisko, które lepiej pasuje do wykonywanego zadania.
Wybór odpowiedniego stylu biurka lub stylu pracy dla pracowników jest wyborem osobistym, który będzie różnił się w zależności od biura. Rozmowa z pracownikami ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia płynności zmian i sprawienia, by nikt nie czuł się niepotrzebnie zagrożony lub zaniepokojony nadchodzącymi zmianami. Należy również uwzględnić sugestie dotyczące różnych stylów pracy w ocenach rozwoju pracowników. W ten sposób pomagasz pracownikom w znalezieniu odpowiedniego dla nich stylu pracy, co zwiększa wydajność firmy.